Splošno

Opredelitve

Spodnje opredelitve pojasnjujejo izraze, uporabljene v tem pravilniku, da bodo informacije o obdelavi podatkov jasnejše in enotne.

Osebni podatki so katerikoli podatki, s katerimi je mogoče identificirati fizično osebo neposredno ali posredno, kot so ime, e-poštni naslov, telefonska številka, podatki o podjetju in drugi identifikatorji.

Obdelava pomeni vsak poseg v osebne podatke, vključno z zbiranjem, shranjevanjem, organiziranjem, spreminjanjem, prenosom, arhiviranjem in izbrisom.

Uporabnik se nanaša na posameznika ali predstavnika organizacije, ki uporablja storitve CodeviaJFlow ali je v stikih z nami prek spletne strani ali neposredne komunikacije.

Storitev pomeni razvoj in vzdrževanje programske opreme za upravljanje in avtomatizacijo poslovnih procesov, svetovanje pri integraciji ter spremljevalne storitve, ki jih zagotavlja CodeviaJFlow preko CodeviaJFlow.digital.

Piškotki so majhne besedilne datoteke, ki jih spletni strežnik namesti v brskalnik uporabnika za namen izboljšanja delovanja spletne strani, analitike ali prilagajanja vsebine.

Podatki, ki jih posreduje uporabnik

Podatki, ki jih uporabnik prostovoljno posreduje pri registraciji, povpraševanju ali komunikaciji z našo podporo, se uporabljajo za izvedbo zahtevanih storitev in za komunikacijo v zvezi s projektom.

• Osebni in kontaktni podatki: ime, priimek, e-pošta, telefonska številka, naslov podjetja.
• Podatki o podjetju: ime podjetja, poslovni naslov, davčna številka, poslovna številka SI25497735, v kolikor je uporabnik zastopnik organizacije.
• Podatki za obračunavanje: podatki potrebni za izstavitev računa in izpolnjevanje računovodskih obveznosti.
• Informacije o projektu: opis poslovnih procesov, funkcionalne zahteve, tehnične specifikacije in drugi podatki, potrebni za izvedbo projekta.
• Komunikacije: vsebina e-poštnih sporočil, pogovorov s podporo in drugi zapisi neposredne komunikacije s CodeviaJFlow.
• Uporabniški podatki za dostop: uporabniška imena in šifrirane geselne informacije, če je to potrebno za uporabo storitev.

Podatki, ki jih prejemajo tretje osebe

V nekaterih primerih lahko za izvedbo storitev ali izpolnitev pravnih obveznosti delimo podatke s skrbno izbranimi tretjimi osebami, ki delujejo kot obdelovalci ali prejemniki.

• Ponudniki gostovanja in strežniških rešitev, ki obdelujejo podatke v imenu CodeviaJFlow.
• Ponudniki plačilnih storitev in računovodstva za izvedbo transakcij in izpolnjevanje računovodskih zahtev.
• Analitični in marketinški ponudniki za zbiranje agregiranih podatkov in izboljšanje storitev.

Pravna podlaga obdelave

Obdelave osebnih podatkov temelje na eni ali več pravnih podlagah, odvisno od namena in narave podatkov.

• Izpolnitev pogodbe ali predpogodbene obveznosti: obdelava je potrebna za izvedbo storitev, ki jih je uporabnik naročil.
• Soglasje uporabnika: kjer se zahteva izrecno soglasje (npr. za analitiko ali marketinške piškotke).
• Zakonita obveznost: obdelava za izpolnitev pravnih obveznosti, kot so računovodski in davčni zahtevki.
• Utemeljeni interesi: obdelava za varnost, preprečevanje zlorab in upravljanje poslovnih odnosov, če tak interes ni v nasprotju s pravicami uporabnika.

Deljenje podatkov

Podatke delimo le s tistimi tretjimi osebami, ki jih izberemo z namenom izvajanja storitev ali izpolnitve pravnih obveznosti, in le v obsegu, potrebnem za ustrezno izvajanje teh nalog.

• Z dobavitelji gostovanja in IT infrastrukture za delovanje spletne strani in shranjevanje podatkov.
• S ponudniki plačilnih storitev in računovodskimi partnerji za izvedbo transakcij in izpolnjevanje računovodskih zahtev.
• S svetovalci in zunanjimi izvajalci, na primer razvijalci, ki delajo v imenu CodeviaJFlow pri izvedbi projektov.
• S pravnimi in regulativnimi organi, kadar to zahteva zakon ali v postopkih za varovanje zakonitih interesov.
• S podjetji v skupini ali poslovnimi partnerji za namen zagotavljanja storitev stranki, kadar je to potrebno.
• S analiznimi platformami za obdelavo agregiranih podatkov in izboljšave storitev, pri čemer se uporablja anonimni ali agregirani pristop, kjer je mogoče.

Hranjenje podatkov

Podatke hranimo le toliko časa, kot je potrebno za namen, zaradi katerega so bili zbrani, ali v obsegu, ki ga zahtevajo zakonodajne zahteve.

Podatki povezan s poslovnim računom in pogodbenimi obveznostmi se hranijo za obdobje, potrebno za izvajanje pogodbe in za obdobje, ki ga zahtevajo računovodski ter davčni predpisi, običajno do 7 let, kadar to velja.

Komunikacije in podporne izmenjave se običajno hranijo za obdobje do 5 let za namene podpore, reševanja sporov in dokazovanja dogovorov, razen če zakon ne določa drugače.

Dnevniški zapisi in varnostni zapisi se hranijo za obdobje, primerno za varnostne preiskave in diagnostiko, običajno do 1 leta, z izjemo primerov, ki zahtevajo daljše hrambe zaradi preiskav ali pravnih postopkov.

Na zahtevo uporabnika in v skladu z zakonodajo bomo podatke izbrisali ali anonimizirali v obsegu, ki ne nasprotuje zakonitim obveznostim hramba. Varnostne kopije se lahko hranijo krajše dodatno obdobje zaradi operativnih razlogov.

Pravice uporabnikov

Uporabniki lahko uveljavljajo svoje pravice glede dostopa, popravka, izbrisa, omejitve ali prenosljivosti podatkov. Zahteve obravnavamo v razumnem roku in v skladu z zakonodajo.

• Pravica do dostopa: pridobitev potrdila o obdelavah in kopije podatkov.
• Pravica do popravka: popravek netočnih ali nepopolnih osebnih podatkov.
• Pravica do izbrisa: zahteva za izbris osebnih podatkov, kadar ni pravne podlage za nadaljnjo obdelavo.
• Pravica do omejitve obdelave: začasna blokada obdelave v določenih okoliščinah.
• Pravica do prenosljivosti podatkov: pridobitev podatkov v strukturirani, običajno uporabljani obliki, kadar je to relevantno.
• Pravica do ugovora: možnost ugovora obdelavi na podlagi utemeljenega interesa ali za namene neposrednega trženja.
• Pravica do omejitve obdelave osebnih podatkov, kadar uporabnik nasprotuje nepravilnim ali neupravičenim obdelavam ali zahteva začasno omejitev do rešitve spora.
• Pravica do prenosljivosti podatkov, ki uporabniku omogoča pridobitev osebnih podatkov v strukturirani, pogosto uporabljeni in strojno berljivi obliki za prenos k drugemu upravljavcu, kjer je to tehnično izvedljivo.

Marketinške komunikacije

CodeviaJFlow obdeluje kontaktne podatke za pošiljanje informacij o storitvah, novostih in dogodkih le, če je to zakonito podprto ali kadar je uporabnik dal privolitev. Marketinške vsebine so omejene na teme, povezane z razvojem programske opreme za poslovne procese, integracijami in storitvami svetovanja.

Za odjavo od trženjskih sporočil uporabite povezavo za odjavo v e-pošti ali upravni obrazec na CodeviaJFlow.digital. Prav tako se lahko obrnete na nas po telefonu ali pisno na naslov podjetja za obdelavo vaše zahteve za odjavo.

Povezave na tretje strani

Na spletnih straneh CodeviaJFlow.digital se lahko pojavijo povezave do spletnih mest tretjih oseb. Ti viri imajo lastne politike zasebnosti in prakso obdelave podatkov. CodeviaJFlow ne odgovarja za vsebino ali prakse teh spletnih mest in svetuje preverbo njihovih pravil in pogojev pred posredovanjem osebnih podatkov.